Spesen stets unter Kontrolle
Unser Spesen Management erlaubt eine einfache und schnelle Erfassung von Spesen zusammen mit den täglichen Arbeitsstunden. Entweder mit der Erfassung am PC oder auf dem Smartphone.
Spesen Management im Überblick
Spesentypen
Im Spesen Management können die unterschiedlichen Arten von Spesen mit den individuell eröffneten Spesentypen detailliert erfasst werden. Sei es Kilometerentschädigung, Mittagessen, Kaffee, Büromaterial etc. Wenn die Spesen pro Ereignis fix entschädigt werden, können die Ansätze direkt hinterlegt werden.
Automatische Spesen und Zulagen
Wenn aufgrund von erfassten Stunden wie z.B. Reisezeit automatisch ein Spesenanspruch entsteht, können diese Spesen auch mit Regeln automatisch durch das System erstellt werden. Dies ist auch bei Zulagen bei Schichtarbeit möglich, um tägliche oder monatliche Zulagen zu berechnen.
Scannen von Belegen
Die Belege der Spesen können im Original gesammelt, dem Spesenrapport beigefügt und anschliessend dem Vorgesetzten oder der Buchhaltung abgegeben werden. Diese kann man aber auch einscannen und bei der Erfassung der Spesen hinterlegen. Damit entfällt das Ablegen der Originalbelege in Papierform.
Genehmigungsprozess
Für die Genehmigung der Spesen schickt der Mitarbeiter am Ende des Monats dem Vorgesetzten einen Genehmigungsantrag per E-mail und je nach Bedarf den gedruckten Rapport mit den Belegen. Die Einträge werden nach der Kontrolle durch den Vorgesetzten genehmigt, womit dann im genehmigten Monat keine Änderungen mehr durch den Mitarbeiter möglich sind.
Auszahlung über Schnittstelle
Die Spesen können zum Ende des Monats zusammen mit allenfalls auszuzahlenden Stunden exportiert werden. Anschliessend werden diese in ein Lohnsystem eingelesen. Damit vereinfacht sich bei grösseren Mengen von Daten der Auszahlungsprozess und es entstehen weniger Tippfehler.
Projekte und Kostenstellen
Je nach Bedarf können die Spesen auch Projekten oder Kostenstellen zugeordnet werden. Damit werden diese Merkmale für die weitere Verarbeitung übernommen.
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